Firemní auto vás před kontrolou neochrání tím, že „to přece všichni vědí“. Finanční úřad, účetní i zaměstnavatel chtějí doložit, kolik kilometrů jste najeli pro firmu a kolik soukromě. Právě to dokládá kniha jízd. Pomáhá s evidencí provozu a s výpočtem nákladů na vozidlo. Zároveň slouží jako důkaz, že auto sloužilo pracovním účelům. Zda ji musíte vést právě vy a v jakém rozsahu, si ale ověřte u autorizovaného účetního poradce.
Co musí kniha jízd obsahovat
U každé jízdy zapište datum, čas odjezdu a příjezdu, adresu začátku a konce cesty, účel jízdy a počet ujetých kilometrů. Stačí i počáteční a konečný stav tachometru. Přidejte údaje o tankování, tedy počet litrů a cenu. U cest do zahraničí uveďte také zaplacené mýtné. Bezpečnostní přestávky se zapisují tam, kde to ukládá zákon č. 168/2002 Sb.
Do záznamu patří i typ vozidla, RZ, průměrná spotřeba podle technického průkazu a datum zahájení provozu auta.
Papírová, nebo elektronická kniha jízd?
Papírová varianta může být tiskopis i obyčejný sešit. Je nejlevnější, ale stojí na disciplíně řidičů. Zapomenuté zápisy, nečitelné písmo nebo ztracený sešit znamenají díru v evidenci. Pokud u papíru zůstanete, zapisujte hned po jízdě, ne na konci měsíce.
Elektronická kniha jízd využívá GPS lokátor v autě a data zaznamenává sama. Odpadá přepisování, ubývá administrativy a záznamy se nemohou ztratit. Údaje jsou dostupné odkudkoliv. Přes API je lze propojit s účetnictvím nebo systémem pro správu vozového parku.
Na co se zaměřit při výběru
Než se rozhodnete, ujasněte si tři věci:
- kolik aut evidujete,
- zda řidiči jezdí i soukromě, protože pak potřebujete přepínač soukromá/služební jízda,
- jak daleko zpět chcete mít záznamy po ruce.
Podle toho poznáte, zda vám stačí sešit, nebo se vyplatí elektronická kniha jízd.
REX nabízí jednoduché a efektní řešení
Pokud zvažujete automatizaci, REX nabízí GPS sledování vozidla s automatickým vytvářením knihy jízd za 179 Kč měsíčně bez DPH. Součástí je přepínač soukromých a služebních jízd a záznamy až 3 roky zpětně. K datům se dostanete přes aplikaci REX Online v mobilu i v prohlížeči. Výkazy pro finanční úřad se vytvářejí automaticky. Při ročním předplacení služby můžete získat GPS lokátor zdarma.